w sprawie: wprowadzenia regulaminu przeprowadzania audytu wewnętrznego w Powiecie Żagańskim.

Na podstawie art. 26 ust. 1 art. 32 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 roku o samorządzie powiatowym (t.j. Dz. U. z 2001 roku nr 142 poz. 1592 ze zmianami) w związku z art. 35c, art. 35d ust.2 i art. 35e ust. 1 i 3 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2003 roku Nr 15 poz. 148 ze zmianami) uchwala się co następuje:

Powierza się przeprowadzanie audytu wewnętrznego Audytorowi Wewnętrznemu :
1. w jednostkach organizacyjnych Powiatu Żagańskiego,
2. w Starostwie Powiatowym w Żaganiu

Wprowadza się regulamin przeprowadzania audytu wewnętrznego w Powiecie Żagańskim, stanowiący załącznik nr 1 do niniejszej uchwały.

Wykonanie i wdrożenie uchwały powierza się Audytorowi Wewnętrznemu Powiatu Żagańskiego.

Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia.

Brak zastrzeżeń
Formalno-prawnych

 

Załącznik nr 1
do uchwały nr336/2005
Zarządu Powiatu Żagańskiego
z dnia 26 lipca 2005 roku

Regulamin przeprowadzania audytu wewnętrznego
w Powiecie Żagańskim.


SPIS TREŚCI
strona
I. Postanowienia ogólne......................................................................................3
II. Audyt wewnętrzny, jego cele i zadania..........................................................5
III. Planowanie audytu..........................................................................................7
IV. Tryb przeprowadzania zadania audytowego................................................11
V. Tryb sporządzania sprawozdań i dokumentowania wyników
przeprowadzania audytu..............................................................................21
VI. Postanowienia końcowe...............................................................................24
VII. Wykaz załączników....................................................................................26











I. Postanowienia ogólne.
§ 1
1. Regulamin przeprowadzania audytu wewnętrznego w Powiecie Żagańskim zwany dalej „regulaminem”, został opracowany na podstawie rozdziału 5 Ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (tekst jednolity Dz. U. nr 15, poz. 148 z 2003 r. ze zmianami), Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2002 r. w sprawie szczegółowego sposobu i trybu przeprowadzania audytu wewnętrznego (Dz. U. nr 111, poz. 973 z 2002 r. ), Standardów audytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych (Komunikat Ministra Finansów nr 2 z dnia 30.01.2003 r.) oraz „Kodeksu etyki audytor wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych” i „Karty audytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych” (Komunikat Ministra Finansów nr 6/KF/2004 z dnia 28.04.2004 r.).
2. Regulamin wraz z „Kartą audytu wewnętrznego Powiatu Żagańskiego” oraz „Kodeksem etyki audytora wewnętrznego Powiatu Żagańskiego” stanowi zbiór wewnętrznych wytycznych obowiązujących w Powiecie Żagańskim, który określa w szczególności organizację, cel, zakres, zasady oraz tryb przeprowadzania audytu w Starostwie Powiatowym w Żaganiu oraz w jednostkach organizacyjnych Powiatu Żagańskiego.
3. Zasady i tryb przeprowadzania audytu wewnętrznego zawierają w szczególności :
a) wytyczne planowania audytu wewnętrznego oraz wzór planu audytu wewnętrznego,
b) tryb przeprowadzania audytu wewnętrznego oraz sposób współpracy z pracownikami jednostki, w której jest przeprowadzany audyt wewnętrzny,
c) sposób dokumentowania wyników audytu wewnętrznego,

§ 2
1. Ilekroć w niniejszym regulaminie jest mowa o:
• audycie wewnętrznym – należy przez to rozumieć ogół działań, przez które Zarząd Powiatu Żagańskiego uzyskuje obiektywną i niezależną ocenę funkcjonowania Powiatu Żagańskiego w zakresie gospodarki finansowej pod względem legalności , gospodarności , celowości , rzetelności , a także przejrzystości i jawności .
• jednostce /jednostce audytowanej – należy przez to rozumieć Starostwo Powiatowe w Żaganiu lub jednostkę organizacyjna Powiatu Żagańskiego
• kierowniku jednostki audytowanej – należy przez to rozumieć Starostę Żagańskiego lub Dyrektorów jednostek organizacyjnych Powiatu Żagańskiego.
• audytorze wewnętrznym – należy przez to rozumieć osobę posiadającą imienne upoważnienie do przeprowadzania zadania audytowego.
• zadaniu audytowym – należy przez to rozumieć czynności zmierzające do oceny systemu funkcjonującego w wyznaczonym obszarze konkretnej jednostki;
• komórce organizacyjnej – należy przez to rozumieć wydzielone komórki określone w regulaminie organizacyjnym jednostki audytowanej
• kierowniku komórki organizacyjnej - należy przez to rozumieć Naczelników Wydziałów, samodzielnych pracowników Starostwa Powiatowego w Żaganiu oraz osoby funkcyjne jednostek organizacyjnych Powiatu Żagańskiego.
• ryzyku – należy przez to rozumieć prawdopodobieństwo wystąpienia dowolnego zdarzenia, działania lub zaniechania, którego skutkiem może być szkoda w majątku lub w wizerunku powiatu lub które może przeszkodzić w osiągnięciu wyznaczonych celów i działań.



II. Audyt wewnętrzny, jego cele i zadania.
§ 3
1. Istota audytu wewnętrznego prowadzonego w Powiecie Żagańskim oraz jego ogólne cele i zakres określone są w „ Karcie audytu wewnętrznego Powiatu Żagańskiego”.
2. Audyt wewnętrzny przeprowadza audytor wewnętrzny zatrudniony w Starostwie Powiatowym w Żaganiu, który podlega bezpośrednio Przewodniczącemu Zarządu Powiatu Żagańskiego.
3. Podstawowym celem stawianym przed audytorem wewnętrznym jest ograniczenie ryzyka w zakresie działalności Powiatu Żagańskiego.
4. Audytem wewnętrznym objęte są działania prowadzone przez jednostkę audytowaną i jej komórki organizacyjne.
§ 4
1. Do zakresu zadań audytu wewnętrznego w Powiecie Żagańskim wchodzą w szczególności:
a) badanie wiarygodności sprawozdań finansowych oraz sprawozdań z wykonania budżetu przez sprawdzenie: przestrzegania zasad rachunkowości, zgodności zapisów w księgach rachunkowych z dowodami księgowymi, zgodności sprawozdania finansowego oraz sprawozdania z wykonania budżetu z zapisami w księgach rachunkowych (audyt finansowy),
b) dokonywanie oceny adekwatności, efektywności i skuteczności systemów kontroli wewnętrznej, zarządzania ryzykiem i kierowania jednostką audytowaną (audyt systemu),
c) dokonywanie oceny przestrzegania zasady celowości i oszczędności w dokonywaniu wydatków, uzyskiwania możliwie najlepszych efektów w ramach posiadanych środków oraz przestrzegania terminów realizacji zadań i zaciągniętych zobowiązań (audyt gospodarności),
d) identyfikacja i analiza ryzyka związanego z działalnością jednostki audytowanej a w szczególności ocena efektywności zarządzania ryzykiem oraz ocena systemu kontroli wewnętrznej,
e) wyrażanie opinii na temat skuteczności mechanizmów kontrolnych w badanym systemie.
f) dostarczanie Zarządowi Powiatu Żagańskiego oraz kierownikowi jednostki audytowanej w oparciu o ocenę systemu kontroli wewnętrznej racjonalnego zapewnienia, że jednostka audytowana działa prawidłowo,
g) składanie sprawozdań z poczynionych ustaleń oraz tam gdzie to właściwe przedstawianie uwag i wniosków (zaleceń) dotyczących poprawy skuteczności działania jednostki audytowanej w danym obszarze.
§ 5
1. Powyższe zadania są realizowane poprzez:
a) tworzenie i przestrzeganie procedur przeprowadzania audytu wewnętrznego,
b) przeprowadzanie analizy potrzeb audytu,
c) przeprowadzanie analizy ryzyka dla zidentyfikowanych obszarów ryzyka,
d) przygotowywanie planu rocznego audytu wewnętrznego,
e) przeprowadzanie zadań audytowych,
f) realizację zadań poza planem rocznym audytu,
g) ustawiczne podnoszenie kwalifikacji,
h) realizację czynności z zakresu organizacyjno-administracyjnego,


III. Planowanie audytu.
§ 6
1. Audyt wewnętrzny przeprowadza się na podstawie rocznego planu audytu wewnętrznego.

§ 7
1. W celu przeprowadzania identyfikacji i analizy ryzyka związanego z funkcjonowaniem jednostki audytor wewnętrzny dokonuje analizy potrzeb audytu.
2. Analiza potrzeb audytu ma na celu identyfikację wszystkich działań jednostki zwanych dalej obszarem audytu wewnętrznego.
3. W ramach obszaru audytu wewnętrznego audytor wewnętrzny dąży do identyfikacji wszystkich kluczowych zadań, procesów i systemów jednostki zwanych dalej obszarami ryzyka.
4. W ramach zidentyfikowanych obszarów ryzyka audytor wewnętrzny wyodrębnia potencjalne zadania audytowe, na które składa się jeden lub kilka powiązanych ze sobą procesów, zadań lub systemów funkcjonujących w ramach jednego obszaru ryzyka.
5. Audytor wewnętrzny podczas analizy potrzeb audytu dąży do zidentyfikowania wszystkich potencjalnych zadań audytowych w zakresie wyodrębnionych obszarów ryzyka.
6. W ramach zidentyfikowanych zadań audytowych audytor wewnętrzny wyodrębnia ich elementy szczegółowe zwane obiektami audytu i przyporządkowuje im szczegółowe obiekty kontroli, na które należy zwrócić uwagę podczas realizacji zadania audytowego oraz w oparciu, o które na podstawie przeprowadzonych testów formułowane będą opinie i oceny.
7. Podczas przeprowadzania analizy potrzeb audytu audytor wewnętrzny posługuje się w szczególności informacjami takimi jak:
a) przepisy prawa określające zadania jednostki, regulaminy organizacyjne i inne dokumenty gromadzone w stałych aktach audytu wewnętrznego,
b) informacje pochodzące od kierowników jednostki i ich komórek organizacyjnych uzyskane w kwestionariuszach związanych z identyfikacją procesów oraz samooceną ich struktury i istotności.
8. Audytor wewnętrzny po zebraniu ww. informacji dokonuje ich profesjonalnej oceny, selekcji oraz analizy.
9. Wyniki przeprowadzonej analizy potrzeb audytu są dokumentowane.
10. Dokument opisujący wyniki przeprowadzonej analizy potrzeb audytu stanowi swoistą mapę działań jednostki dając podstawę do przeprowadzania analizy ryzyka występującego w obszarze audytu.
§ 8
1. W celu przygotowania planu audytu wewnętrznego audytor wewnętrzny dokonuje analizy obszarów ryzyka.
2. Audytor wewnętrzny przeprowadza analizę ryzyka zidentyfikowanych obszarów ryzyka wykorzystując do tego celu wszystkie posiadane informacje i stosując wszelkie techniki, które przy posiadanych możliwościach zapewniają uzyskanie obiektywnych wyników.
3. Analiza ryzyka jest wykonywana przez audytora wewnętrznego w celu efektywnego wykorzystania zasobów audytu i objęcia działaniami audytu wewnętrznego obszarów obarczonych najwyższym ryzykiem a przez to najbardziej kluczowych w realizacji zadań jednostki.
4. Niezależnie od obranej przez audytora wewnętrznego metody analizy ryzyka, wynikiem jej przeprowadzenia winno być sporządzenie rankingu zadań audytowych w kolejności od zadań dotyczących obszarów obarczonych najwyższym ryzykiem do zadań audytowych dotyczących obszarów obarczonych najniższym ryzykiem.
5. Wartość analizowanego ryzyka powinna być ujęta w sposób mierzalny, tak aby pozycje rankingowe poszczególnych zadań audytowych nie budziły wątpliwości.
6. Audytor wewnętrzny przystępując do analizy ryzyka dokonuje wyboru metody analizy ryzyka, wykorzystując akceptowane i rekomendowane wzorce w standardach oraz w literaturze fachowej.
7. Audytor wewnętrzny powinien unikać zmian w metodyce podczas wykonywania analizy ryzyka, które mogłyby zniekształcić jej wyniki bądź uczynić bezużytecznymi zebrane informacje.
8. Wyniki analizy ryzyka stanowią podstawę do opracowania rocznego planu audytu wewnętrznego.
9. Audytor wewnętrzny dokonując analizy ryzyka bierze pod uwagę w szczególności:
a) cele i zadania jednostki,
b) przepis prawne dotyczące działania jednostki,
c) wyniki wcześniej przeprowadzonego audytu lub kontroli,
d) wyniki wcześniej dokonywanej oceny efektywności i skuteczności systemów kontroli w tym kontroli finansowej,
e) wewnętrzne i zewnętrzne czynniki ryzyka mające wpływ na realizację celów jednostki,
f) liczbę, rodzaj i wielkość dokonywanych operacji finansowych,
g) możliwość dysponowania przez jednostkę środkami pochodzącymi ze źródeł zagranicznych nie podlegających zwrotowi, ze szczególnym uwzględnieniem wymogów dawcy,
h) liczbę i kwalifikacje pracowników jednostki,
i) działania jednostki, które mogą wpływać na opinię publiczną,
j) sprawozdania finansowe oraz sprawozdania z wykonania budżetu.
§ 9
1. Roczny plan audytu wewnętrznego opracowuje audytor wewnętrzny w oparciu o wyniki analizy ryzyka w porozumieniu z Przewodniczącym Zarządu Powiatu Żagańskiego.
2. Roczny plan audytu wewnętrznego podlega zatwierdzeniu przez Zarząd Powiatu Żagańskiego
3. Roczny plan audytu wewnętrznego jest sporządzany w terminie do końca października każdego roku na rok następny.
4. Plan audytu wewnętrznego winien zawierać w szczególności:
a) analizę obszarów ryzyka w zakresie gromadzenia środków publicznych i dysponowania nimi,
b) tematy audytu wewnętrznego,
c) proponowany harmonogram realizacji audytu wewnętrznego,
d) planowane obszary, które powinny zostać objęte audytem wewnętrznym w kolejnych latach.
§ 10
1. Audytor wewnętrzny przygotowując plan audytu wewnętrznego, ustala kolejność poddania obszarów ryzyka audytowi wewnętrznemu, biorąc pod uwagę wyniki analizy ryzyka oraz uwzględnia czynniki organizacyjne. Wzór planu audytu wewnętrznego określa załącznik nr 1 do regulaminu.
§ 11
1. W przypadku pojawienia się czynników mogących w istotny sposób wpłynąć na zmianę oceny ryzyka jakim obarczona jest działalność jednostki a także w szczególnie uzasadnionych przypadkach, na wniosek Zarządu Powiatu Żagańskiego audytor wewnętrzny przeprowadza audyt wewnętrzny poza planem audytu.
2. Jeżeli przeprowadzenie audytu wewnętrznego poza planem audytu stworzy zagrożenie dla realizacji tego planu, audytor wewnętrzny zawiadamia o tym na piśmie Zarząd Powiatu Żagańskiego.
§ 12
1. Czynności związane z planowaniem audytu wewnętrznego na rok następny powinny być ujęte w rocznym planie audytu tak aby dotrzymany był termin sporządzenia planu do końca października każdego roku – plan audytu na rok następny.
2. Roczny plan audytu po zatwierdzeniu przez Zarząd Powiatu Żagańskiego podlega przechowywaniu w stałych aktach audytu wewnętrznego
3. Wykonanie rocznego planu audytu wewnętrznego jest dokumentowane w postaci sprawozdania.
4. Sprawozdanie z wykonania rocznego planu audytu wewnętrznego jest przedstawiane Zarządowi Powiatu Żagańskiego w terminie do końca marca każdego roku – z wykonania planu za rok poprzedni.
5. Sprawozdania z wykonania rocznego planu audytu wewnętrznego po przedstawieniu Zarządowi Powiatu Żagańskiego podlegają przechowywaniu w stałych aktach audytu wewnętrznego.

IV. Tryb przeprowadzania zadania audytowego
§ 13
1. Do przeprowadzania audytu wewnętrznego ( realizacji zadania audytowego) uprawnia imienne upoważnienie wystawione przez Przewodniczącego Zarządu Powiatu Żagańskiego wraz z legitymacją służbową lub dowodem osobistym.
2. Wzór imiennego upoważnienia do przeprowadzania audytu wewnętrznego określa załącznik nr 2 do regulaminu.
3. Upoważnienie po wykorzystaniu przechowuje się łącznie z dokumentami dotyczącymi zrealizowanego zadania audytowego w bieżących aktach audytu wewnętrznego.
4. W przypadkach wymagających specjalnych kwalifikacji audytor wewnętrzny może w uzgodnieniu z Przewodniczącym Zarządu Powiatu Żagańskiego, powołać rzeczoznawcę.
5. Wzór wniosku o powołanie rzeczoznawcy określa załącznik nr 3 do regulaminu.
§ 14
1. Przed przystąpieniem do realizacji zadania audytowego audytor wewnętrzny gromadzi informacje dotyczące tego zadania, które są dostępne bez konieczności uzyskiwania ich w jednostce audytowanej.
2. Audytor wewnętrzny dokonuje wstępnej oceny i przeglądu zebranych informacji.
3. Zebrane informacje dotyczą w szczególności:
a) miejsca jednostki (komórki) audytowanej w schemacie organizacyjnym,
b) zakresu jej zadań,
c) funkcjonowania systemów kontroli.
4. Na podstawie zebranych materiałów i informacji audytor wewnętrzny opracowuje program zadania audytowego, biorąc pod uwagę w szczególności:
a) cel zadania audytowego,
b) zadania i czynności jednostki w której jest przeprowadzany audyt wewnętrzny,
c) wyniki analizy ryzyka istniejącego w działalności tej jednostki i w obszarze objętym zadaniem audytowym,
d) wyniki analizy systemu kontroli w tym kontroli finansowej i zarządzania środkami publicznymi w danym obszarze,
e) wyniki wcześniej przeprowadzonych audytów lub kontroli.
f) wyniki badań analitycznych określonych problemów,
g) działania jednostki audytowanej , które mogą wpływać na opinię publiczną,
h) opinie naukowe i specjalistyczne,
i) doświadczenie zawodowe audytorów wewnętrznych przydzielonych do realizacji zadania i ich kwalifikacje,
j) dostępność dowodów,
k) potrzebę powołania rzeczoznawcy do udziału w zadaniu audytowym,
l) przewidywany czas trwania zadania audytowego i datę jego rozpoczęcia.
5. Program zadania audytowego powinien zawierać:
a) oznaczenie numeru zadania,
b) temat zadania,
c) cel zadania,
d) analizę ryzyka,
e) zakres zadania,
f) wskazówki metodyczne w tym: techniki przeprowadzania zadania, sposób realizacji zadania, problemy, na które należy zwrócić szczególną uwagę w badaniach,
g) dowody niezbędne do dokonania ustaleń,
h) wskazówki o charakterze techniczno – organizacyjnym,
i) wzory wykazów i zestawień,
j) założenia organizacyjne,
k) planowany terminarz czynności audytorskich,
l) harmonogram przeprowadzania zadania.
6. Wzór programu zadania audytowego określa załącznik nr 4 do regulaminu.
7. W szczególnie uzasadnionych przypadkach audytor wewnętrzny w porozumieniu z Przewodniczącym Zarządu Powiatu Żagańskiego może dokonać zmiany programu zadania audytowego w trakcie jego realizacji.

§15
1. Przed rozpoczęciem audytu wewnętrznego w jednostce audytor wewnętrzny pisemnie zawiadamia kierownika jednostki o terminie rozpoczęcia czynności audytorskich, nie później niż trzy dni robocze przed planowanym rozpoczęciem czynności audytorskich, określając w szczególności: przedmiot i planowany czas trwania zadania audytowego.
2. Audytor wewnętrzny organizuje naradę otwierającą z udziałem kierownika jednostki lub z inną osobą przez niego upoważnioną w której przeprowadzany jest audyt.
3. Podczas narady otwierającej audytor wewnętrzny przedstawia cel, tematykę i założenia organizacyjne zadania audytowego.
4. Przebieg narady otwierającej audytor wewnętrzny dokumentuje w protokole, który jest przechowywany wraz z dokumentami zadania audytowego w bieżących aktach audytu wewnętrznego.
5. Kierownik jednostki lub z inna osoba przez niego upoważniona, w której przeprowadzany jest audyt wewnętrzny, przedstawia informacje dotyczące jej funkcjonowania oraz uzgadnia z audytorem wewnętrznym sposób unikania zakłóceń w jej pracy w trakcie przeprowadzania zadania audytowego.
6. Kierownik jednostki, w której przeprowadzany jest audyt wewnętrzny zapewnia audytorowi wewnętrznemu warunki niezbędne do sprawnego przeprowadzania audytu wewnętrznego, przedstawia niezbędne dokumenty oraz ułatwia terminowe udzielanie wyjaśnień przez pracowników tej jednostki.
7. Czynności audytorskie w jednostce audytowanej związane z realizacją zadania audytowego przeprowadza się w dniach i godzinach pracy obowiązujących dla tej jednostki.

§ 16
1. Obowiązkiem audytora wewnętrznego jest rzetelne, obiektywne i niezależne:
a) ustalenie stanu faktycznego w zakresie funkcjonowania jednostki ze szczególnym uwzględnieniem gospodarki finansowej,
b) określenie oraz analiza przyczyn i skutków uchybień,
c) przedstawienie uwag i wniosków (zaleceń) w sprawie usunięcia uchybień.

§ 17
1. Audytor wewnętrzny podczas realizacji zadania audytowego dokonuje ustaleń w oparciu o badanie stanu faktycznego wykorzystując dostępne techniki audytorskie a w szczególności:
a) zapoznawanie się z dokumentami służbowymi,
b) uzyskiwanie wyjaśnień i informacji od pracowników jednostki audytowanej, w której przeprowadzany jest audyt wewnętrzny,
c) obserwację wykonywania zadań przez pracowników jednostki lub komórki, w której jest przeprowadzanych audyt wewnętrzny,
d) przeprowadzanie oględzin w przypadku gdy należy zweryfikować stan lub istnienie zasobów jednostki lub komórki organizacyjnej, w której jest przeprowadzany audyt wewnętrzny,
e) rekonstrukcję wydarzeń lub obliczeń pozwalającą ocenić dokładność i prawidłowość zastosowanych działań oraz wiarygodność wyników,
f) sprawdzanie rzetelności informacji przez porównanie jej z informacją pochodzącą z innego źródła,
g) porównanie określonych zbiorów danych w celu wykrycia operacji nieprawidłowych lub wymagających wyjaśnienia
h) rozpoznawcze badanie próbek
i) przeprowadzanie testów
2. Audytor wewnętrzny podczas realizacji zadania audytowego ma prawo wglądu do dokumentów i innych materiałów związanych z funkcjonowaniem jednostki, w której przeprowadzany jest audyt wewnętrzny, z zachowaniem przepisów o ochronie informacji niejawnych.
3. Audytor wewnętrzny podczas realizacji zadania audytowego jest uprawniony do uzyskiwania kopii, odpisów i wyciągów z dokumentów jak również zestawień i obliczeń, w tym zawartych na elektronicznych nośnikach informacji, które uzna za istotne dla udokumentowania ustaleń audytu wewnętrznego, w celu włączenia ich do bieżących akt audytu wewnętrznego.
4. Zestawienia i obliczenia dokonywane na podstawie dokumentów (w tym zawartych na elektronicznych nośnikach informacji) przez pracowników jednostki, w której jest przeprowadzany audyt wewnętrzny, zatwierdza kierownik jednostki audytowanej lub osoba przez niego upoważniona.
5. Zgodność z oryginałem kopii, odpisów lub wyciągów z dokumentów potwierdza upoważniony pracownik komórki organizacyjnej merytorycznie odpowiedzialnej za dokument.
6. Pracownicy jednostki audytowanej, w której prowadzony jest audyt wewnętrzny są obowiązani na żądanie audytora wewnętrznego udzielać informacji ustnych i wyjaśnień. Udzielone informacje i wyjaśnienia są utrwalane na piśmie i podpisywane przez osobę, która ich udzieliła i audytora bądź tylko audytora wewnętrznego.
7. Pracownicy jednostki, w której przeprowadzany jest audyt wewnętrzny mają prawo z własnej inicjatywy złożyć oświadczenia dotyczące przedmiotu audytu. Audytor wewnętrzny nie może odmówić przyjęcia takiego oświadczenia.
8. Udokumentowane pisemnie oświadczenia, informacje i wyjaśnienia złożone przez pracowników jednostki audytowanej są przechowywane w aktach bieżących audytu wewnętrznego w ramach dokumentacji zadania audytowego.
9. Audytor wewnętrzny w uzasadnionych przypadkach w uzgodnieniu z Przewodniczącym Zarządu Powiatu Żagańskiego może powołać rzeczoznawcę do udziału w zadaniu audytowym.
10. Konieczność powołania rzeczoznawcy jest uzasadniana przez audytora wewnętrznego w formie pisemnej.
11. Uzasadnienie zawiera przyczyny, dla których konieczne jest wyrażenie opinii przez rzeczoznawcę, zakres przewidywanych czynności rzeczoznawcy a także oczekiwaną formę przedstawienia wyników pracy rzeczoznawcy.
12. Powołanie rzeczoznawcy jest wnioskowane z uwzględnieniem zasad efektywnego wykorzystania zasobów audytu wewnętrznego.
13. Audytor wewnętrzny organizuje pracę rzeczoznawcy biorąc pod uwagę:
a) zasadę uzyskiwania najlepszych efektów do poniesionych nakładów,
b) zabezpieczenie informacji udostępnianych rzeczoznawcy tj. udostępnianie jedynie informacji niezbędnych do przeprowadzania czynności rzeczoznawcy,
c) nadzorowanie zasad wykorzystywania i przechowywania dokumentów przez rzeczoznawcę podczas jego czynności,
d) zachowanie przepisów o ochronie informacji niejawnych i innych przepisów dotyczących ochrony informacji,
e) zapewnienie przez rzeczoznawcę poufności informacji uzyskanych w trakcie realizacji czynności w ramach zadania audytowego.
14. Opinię sporządzoną przez rzeczoznawcę akceptuje audytor wewnętrzny, który może w razie potrzeby żądać jej uzupełnienia.
15. Audytor wewnętrzny sporządza notatkę służbową z innych czynności podjętych w toku zadania audytowego, a także tych zdarzeń, które mają istotne znaczenie dla ustaleń audytu wewnętrznego.
16. Audytor wewnętrzny w związku z realizacją zadania audytowego jest uprawniony do uzyskiwania informacji i dokumentów z innych komórek organizacyjnych jednostki audytowanej jeżeli informacje te są w ocenie audytora wewnętrznego niezbędne do udokumentowania ustaleń audytu.
17. W przypadku konieczności uzyskania informacji lub dokumentów z innych komórek organizacyjnych jednostki audytowanej audytor wewnętrzny zwraca się na piśmie do kierownika komórki organizacyjnej, która jest w posiadaniu informacji bądź dokumentu określając rodzaj, formę, cel i oczekiwany termin ich udostępnienia oraz cechy identyfikacyjne zadania audytowego. Pismo, o którym mowa powyżej jest przekazywane do wiadomości kierownika jednostki audytowanej .
18. Audytor wewnętrzny w związku z realizacją zadania audytowego jest uprawniony do uzyskiwania informacji i dokumentów od podmiotów zewnętrznych (na zasadach ustalonych z tymi podmiotami) jeżeli informacje te są w ocenie audytora wewnętrznego niezbędne do udokumentowania ustaleń audytu.
19. W przypadku o którym mowa w punkcie 18 audytor wewnętrzny przedstawia Zarządowi Powiatu Żagańskiego projekt pisemnego wystąpienia do podmiotu zewnętrznego o udostępnienie informacji bądź dokumentów, określającego rodzaj, formę, cel i oczekiwany termin ich udostępnienia.
20. Zarząd Powiatu Żagańskiego może upoważnić audytora wewnętrznego pisemnie do samodzielnej realizacji czynności o których mowa w punktach 18 i 19. W przypadku posiadania przez audytora wewnętrznego upoważnienia do samodzielnego występowania do podmiotów zewnętrznych w celu uzyskiwania informacji i dokumentów, wystąpienia takie są przedstawiane Zarządowi Powiatu Żagańskiego do wiadomości.
21. Uzyskiwanie informacji i dokumentów z podmiotów zewnętrznych służy weryfikacji ustaleń audytu poczynionych w jednostce lub komórce organizacyjnej, w której prowadzony jest audyt wewnętrzny i jest stosowane w aspekcie oceny prawidłowości funkcjonowania procesów i procedur oraz realizacji działań tej jednostki lub komórki.
22. Audytor wewnętrzny dokonuje oceny prawidłowości i zgodności dokumentów i informacji uzyskanych w podmiotach zewnętrznych tylko pod względem kryteriów, które mają wpływ na prawidłowość realizacji procedur, procesów czy zadań jednostki audytowanej oraz osiągane przez nią cele.
23. Ustalenia zawarte pomiędzy jednostką audytowaną a podmiotami zewnętrznymi dotyczące udostępniania przez te podmioty informacji i dokumentów w zakresie prowadzonej współpracy mogą stanowić element oceny dokonywanej przez audytora wewnętrznego w aspekcie zabezpieczenia interesów jednostki audytowanej zwłaszcza w przypadku przekazywania przez jednostkę audytowaną podmiotom zewnętrznym środków finansowych z określonym przeznaczeniem.

§ 18
1. W razie stwierdzenia okoliczności uzasadniających podejrzenie naruszenia obowiązujących
przepisów, audytor wewnętrzny informuje o tym Zarząd Powiatu Żagańskiego oraz kierownika jednostki audytowanej.
§ 19
1. Audytor wewnętrzny może prowadzić audyt wewnętrzny gdzie obiektem badania jest:
a) funkcjonujący system, proces, struktura organizacyjna bądź inny element działania jednostki w aspekcie prawidłowego funkcjonowania jednostki.

§ 20
1. Audytor wewnętrzny przystępując do badania systemu, procesu jednostki audytowanej w ramach realizacji zadania audytowego przeprowadza testy przeglądowe mające na celu identyfikację istniejących elementów systemu, procedur ze szczególnym uwzględnieniem procedur kontrolnych oraz pozostałych czynności wykonywanych w badanym obszarze.
2. Na etapie przeprowadzania testów przeglądowych nie jest badana poprawność realizacji operacji a jedynie identyfikacja istniejących procedur.
3. W ramach przeprowadzonych testów przeglądowych audytor wewnętrzny powinien sporządzić schemat zidentyfikowanych procedur. W uzasadnionych przypadkach audytor wewnętrzny może odstąpić od tworzenia schematu podając powody podjętej decyzji.
4. Na podstawie schematu audytor wewnętrzny dokonuje oceny kompletności i prawidłowości istniejących procedur jednostki.
5. W przypadku audytu systemu będącego w fazie projektowej, przeprowadzone czynności opisane w punktach 1-4 stanowią podstawę do sformułowania oceny i sporządzenia sprawozdania.
6. W przypadku audytu systemów funkcjonujących, czynności opisane w punktach 1-4 stanowią pierwszy etap czynności audytora wewnętrznego w jednostce audytowanej.
7. W przypadku stwierdzenia braku określonych procedur lub rażących błędów czy braków w istniejących procedurach, audytor wewnętrzny może sformułować negatywną ocenę systemu i zakończyć zadanie audytowe sporządzając sprawozdanie, lub przeprowadzić dalsze testy mające na celu ocenę dokonywanych operacji pod kątem innych kryteriów niż zgodność z procedurami.
8. Audytor wewnętrzny podejmując decyzję o zakończeniu bądź kontynuowaniu zadania audytowego, o której mowa w punkcie 7, bierze pod uwagę w szczególności:
a) cel zadania audytowego,
b) efektywność i celowość dalszego przeprowadzania zadania audytowego,
c) możliwość formułowania przydatnych ocen podczas dalszego przeprowadzania zadania audytowego.
9. Audytor wewnętrzny dokumentuje wyniki przeprowadzanych testów przeglądowych stosownie do wykorzystywanych technik w formie ankiet, kwestionariuszy, diagramów itp..
10. Udokumentowane wyniki przeprowadzonych testów są przechowywane w bieżących aktach audytu wewnętrznego w ramach dokumentacji zadania audytowego.
11.Wyniki przeprowadzonych testów przeglądowych stanowią podstawę do przeprowadzania częściowej oceny, która znajduje swoje odzwierciedlenie w sprawozdaniu.
12.Audytor wewnętrzny dysponując wynikami testów przeglądowych w porozumieniu z Przewodniczącym Zarządu Powiatu Żagańskiego może wprowadzić zmiany do programu zadania audytowego.
13. Uzyskanie pozytywnych wyników przeprowadzonych testów przeglądowych lub w przypadku uzyskania wyników negatywnych, decyzja audytora wewnętrznego o kontynuowaniu realizacji zadania audytowego jest podstawą do przystąpienia do testów mających na celu ustalenie zgodności wykonywania czynności z istniejącymi procedurami i wytycznymi (testów zgodności). W przypadku gdy zadanie audytowe jest wykonywane pomimo braku określonych procedur, audytor wewnętrzny bada jakie czynności faktyczne były wykonywane w oparciu o istniejącą dokumentację.
14.Celem przeprowadzanych testów zgodności jest stwierdzenie zgodności wykonywanych czynności faktycznych z wymogami zawartymi w procedurach. Audytor wewnętrzny przeprowadzając testy zgodności nie bada prawidłowości poszczególnych operacji ograniczając się do stwierdzenia wykonania bądź niewykonania danej czynności.
15. Audytor wewnętrzny dokumentuje wyniki przeprowadzanych testów zgodności stosownie do wykorzystywanych technik w formie list kontrolnych, kwestionariuszy itp.
16. Udokumentowane wyniki przeprowadzonych testów są przechowywane w bieżących aktach audytu wewnętrznego w ramach dokumentacji zadania audytowego.
17. Wyniki przeprowadzonych testów zgodności stanowią podstawę do przeprowadzania częściowej oceny, która znajduje swoje odzwierciedlenie w sprawozdaniu.
18. W przypadku stwierdzenia rażących lub systematycznych odstępstw od istniejących procedur audytor wewnętrzny może sformułować negatywną ocenę systemu i zakończyć zadanie audytowe sporządzając sprawozdanie, lub przeprowadzać dalsze testy mające na celu ocenę dokonywanych operacji pod kątem innych kryteriów niż zgodność z procedurami.
19. Audytor wewnętrzny podejmując decyzję o zakończeniu bądź kontynuowaniu zadania audytowego o której mowa w punkcie 14 bierze pod uwagę w szczególności:
a) cel zadania audytowego,
b) efektywność i celowość dalszego przeprowadzania zadania audytowego,
c) możliwość formułowania przydatnych ocen podczas dalszego przeprowadzania zadania audytowego.
20. Dysponując wynikami przeprowadzonych testów przeglądowych i zgodności audytor wewnętrzny przeprowadza testy rzeczywiste mające na celu ustalenie prawidłowości konkretnych operacji i związanych z nimi danych.
21. Przeprowadzając testy rzeczywiste audytor wewnętrzny wykorzystuje dostępne techniki dążąc do ustalenia stanu faktycznego oraz poddaje go ocenie wg kryteriów.
22.Przeprowadzając testy rzeczywiste audytor wewnętrzny w celu zapewnienia efektywnego wykorzystania zasobów audytu wewnętrznego może posługiwać się technikami próbkowania.
23.Przy stosowaniu próbkowania audytor wewnętrzny opisuje uzasadnienie oraz zasady doboru próby.
24. Audytor wewnętrzny powinien określić sposób reakcji na wykrycie błędów w próbie.
25. Reakcją na wykrycie błędów w próbie może być:
a) uznanie całej populacji za obarczoną istotnymi błędami, co wiąże się z negatywną oceną badanego obiektu,
b) zaakceptowanie poziomu błędu jako dopuszczalnego, co wiąże się z pozytywną oceną badanego obiektu (z zaznaczeniem konieczności usunięcia stwierdzonych błędów),
c) rozszerzenie badanej próby w celu ustalenia tendencji występujących w populacji.
26. Podejmując decyzję o rozszerzeniu próby audytor wewnętrzny bierze pod uwagę cel zadania audytowego i możliwość jego efektywnego wykonania, mając na względzie generalną zasadę badania i oceny systemu jako całości nie zaś dążenia do sprawdzenia wszystkich indywidualnych operacji.
27. W przypadku stwierdzenia w trakcie przeprowadzania jakichkolwiek testów błędów dających przesłanki do zakończenia zadania audytowego i przedstawienia negatywnej oceny systemu audytor wewnętrzny w ramach przedstawionych wniosków powinien rekomendować sprawdzenie wszystkich operacji danego systemu, które mogą negatywnie wpłynąć na gospodarkę finansową jednostki.
28. Audytor wewnętrzny w zakresie posiadanych możliwości stara się na podstawie wyników badania próby wyciągnąć wnioski dotyczące całej populacji.
29. Audytor wewnętrzny dokumentuje wyniki przeprowadzanych testów rzeczywistych stosownie do wykorzystywanych technik w formie list kontrolnych, kwestionariuszy, protokołów z oględzin, powtórzenia czynności, kopii dokumentów itp.
30. Udokumentowane wyniki przeprowadzonych testów są przechowywane w bieżących aktach audytu wewnętrznego w ramach dokumentacji zadania audytowego.
31. Wyniki przeprowadzonych testów rzeczywistych stanowią podstawę do przeprowadzania częściowej oceny, która znajduje swoje odzwierciedlenie w sprawozdaniu.
§ 21
1. Jeżeli audytor wewnętrzny w toku realizacji zadania audytowego stwierdzi istnienie nieprawidłowości, błędów lub innych uchybień po upewnieniu się co do ich rodzaju i wielkości niezwłocznie informuje o tym fakcie kierowników komórek organizacyjnych odpowiedzialnych za wykonywanie i monitorowanie oraz kontrole danego procesu oraz kierownika jednostki.
2. Przekazując informację o których mowa w punkcie 1 audytor wewnętrzny bierze pod uwagę przede wszystkim przesłanki związane z możliwością podjęcia przez komórki merytoryczne działań zapobiegających powielaniu się błędu i minimalizowaniem skutków błędów już istniejących.
3. Jeżeli audytor wewnętrzny w toku realizacji zadania audytowego stwierdzi możliwość celowego i świadomego działania pracownika, niezgodnego z przepisami prawa i wewnętrznymi procedurami jednostki informuje o tym kierownika jednostki, który podejmuje decyzję co do trybu dalszego postępowania.
4. Przekazując informację, o których mowa w punkcie 1 audytor wewnętrzny bierze pod uwagę przede wszystkim przesłanki związane z możliwością zabezpieczenia materiału dowodowego, zapobieżenia negatywnym skutkom stwierdzonej sytuacji ale także poszanowania dobrego imienia osoby, co do której istnieją podejrzenia działania opisanego w punkcie 3 w czasie wyjaśniania sprawy.


V. Tryb sporządzania sprawozdań i dokumentowania
wyników przeprowadzonego audytu.

§ 22
1. Po zakończeniu zadania audytowego w celu przedstawienia wstępnych ustaleń i wniosków (zaleceń) audytu wewnętrznego audytor wewnętrzny zwołuje naradę zamykającą z udziałem kierownika jednostki i kierownika komórki organizacyjnej, w której jest przeprowadzany audyt wewnętrzny.
2. Audytor wewnętrzny może, na wniosek kierownika jednostki, w której przeprowadzany był audyt wewnętrzny, zaprosić do uczestniczenia w naradzie zamykającej inne osoby sprawujące nadzór nad działalnością komórki, ustalając czas i miejsce odbycia narady.

§ 23
1. Z przeprowadzenia narady zamykającej audytor wewnętrzny sporządza protokół, który zawiera w szczególności informacje o celu, przebiegu i wyniku narady.
2. Protokół, o którym mowa w punkcie 1 podpisują prowadzący naradę audytor wewnętrzny i kierownik jednostki audytowanej albo osoba przez niego wskazana.
3. W razie odmowy podpisania protokołu, o którym mowa w punkcie 1 przez kierownika jednostki, w której przeprowadzany jest audyt wewnętrzny albo osobę przez niego wskazaną, audytor wewnętrzny czyni o tym wzmiankę w protokole.
4. W przypadku określonym w punkcie 3 kierownik jednostki, w której przeprowadzany jest audyt wewnętrzny, albo osoba przez niego wskazana powinny niezwłocznie pisemnie uzasadnić przyczyny odmowy podpisania protokołu.
5. Protokoły z odbytych narad przechowuje się w bieżących aktach audytu wewnętrznego. Wzory protokołów z narady otwierającej i zamykającej określają odpowiednio załączniki nr 5 i nr 6 do regulaminu.
§ 24
1. Audytor wewnętrzny po odbyciu narady zamykającej sporządza projekt sprawozdania z przeprowadzenia audytu wewnętrznego, w którym przedstawia w sposób jasny, rzetelny i zwięzły ustalenia i wnioski (zalecenia) poczynione w trakcie audytu wewnętrznego i przekazuje go kierownikowi jednostki audytowanej (kierownikowi komórki organizacyjnej).
3. Kierownik jednostki ( kierownik komórki organizacyjnej), w której przeprowadzany był audyt wewnętrzny, może zgłosić na piśmie, w terminie 14 dni od dnia otrzymania sprawozdania, dodatkowe wyjaśnienia lub umotywowane zastrzeżenia dotyczące ustaleń stanu faktycznego, analizy przyczyn i skutków stwierdzonych uchybień oraz uwag i wniosków zawartych w sprawozdaniu.
4. Audytor wewnętrzny po rozpatrzeniu dodatkowych wyjaśnień lub zastrzeżeń sporządza ostateczną wersję sprawozdania.
§ 25
1. W razie nieuwzględnienia dodatkowych wyjaśnień lub zastrzeżeń, audytor wewnętrzny przekazuje swoje stanowisko wraz z uzasadnieniem na piśmie kierownikowi jednostki audytowanej.
2. Dodatkowe wyjaśnienia lub zastrzeżenia, o których mowa w § 24 punkcie 3 audytor wewnętrzny włącza do bieżących akt audytu wewnętrznego.

§ 26
1. Audytor wewnętrzny po rozpatrzeniu dodatkowych wyjaśnień lub zastrzeżeń oraz sporządzeniu ostatecznej wersji sprawozdania, przekazuje po jednym egzemplarzu sprawozdania Zarządowi Powiatu Żagańskiego, kierownikowi jednostki audytowanej lub (i) kierownikowi komórki organizacyjnej. Jeden egzemplarz włącza do bieżących akt audytu wewnętrznego.
2. Kierownik jednostki, w której jest przeprowadzany audyt wewnętrzny, może zgłosić na piśmie, w terminie 14 dni od dnia otrzymania sprawozdania swoje stanowisko do przedstawionego sprawozdania, dodatkowe wyjaśnienia lub umotywowane zastrzeżenia.
3. Dodatkowe wyjaśnienia lub zastrzeżenia, o których mowa w punkcie 2 oraz kopię stanowiska audytora wewnętrznego zamieszcza się w aktach bieżących audytu wewnętrznego.
§ 27
1. Kierownik jednostki, na podstawie sprawozdania z przeprowadzonego audytu wewnętrznego, podejmuje decyzje o zakresie działań mających na celu usunięcie uchybień oraz usprawnienie funkcjonowania komórek organizacyjnych jednostki, z uwzględnieniem gospodarki finansowej, informując o tym audytora wewnętrznego.
2. Audytor wewnętrzny może przeprowadzić czynności sprawdzające, dokonując oceny dostosowania działań jednostki do zgłoszonych przez niego uwag i wniosków (zaleceń).
3. Ustalenia poczynione w trakcie czynności sprawdzających audytor wewnętrzny zamieszcza w notatce informacyjnej.
4. Notatkę informacyjną, o której mowa w punkcie 3 audytor wewnętrzny przekazuje kierownikowi jednostki oraz kierownikowi komórki organizacyjnej, w której jest przeprowadzany audyt.
5. Jeżeli w terminie 2 miesięcy od dnia otrzymania sprawozdania z przeprowadzania audytu wewnętrznego nie zostaną podjęte działania mające na celu usunięcie uchybień w zakresie funkcjonowania gospodarki finansowej, kierownik jednostki audytowanej za pośrednictwem Zarząd Powiatu Żagańskiego informuje o tym, Głównego Inspektora Audytu Wewnętrznego oraz audytora wewnętrznego, uzasadniając brak podjęcia działań.


VI. Postanowienia końcowe

§ 28
1. Audytor wewnętrzny prowadzi stałe akta audytu wewnętrznego i bieżące akta audytu wewnętrznego.
2. Informacje dotyczące przeprowadzania audytu wewnętrznego w jednostce mogą być udostępnione podmiotom zewnętrznym na podstawie rekomendacji kierownika jednostki, który jest dysponentem dokumentów audytu wewnętrznego.
3. Udostępnienie informacji w jakiejkolwiek formie podmiotom zewnętrznym oraz wewnętrznym, nie związanym z prowadzonym zadaniem audytowym jest każdorazowo odnotowywane w dokumentach Wydziału Audytu Wewnętrznego i Kontroli, ze wskazaniem zakresu, sposobu przekazania i celu, dla którego dane zostały przekazane.
4. Dokumenty poszczególnych zadań audytowych gromadzi się w oddzielnych teczkach, z umieszczonymi na obwolucie cechami indentyfikacyjnymi zadania audytowego. Dokumenty te włącza się do akt w kolejności wynikającej z toku dokonywanych czynności, numerując strony i zamieszczając na początku każdego tomu wykaz materiałów w nim zawartych z podaniem ich nazwy i odpowiedniej strony.
5. Nadawanie numerów na dokumentacji tworzonej w Wydziale Audytu Wewnętrznego i Kontroli odbywa się zgodnie z zasadami określonymi w instrukcji kancelaryjnej i rzeczowym wykazie akt dla jednostki.
6. Kierownik jednostki oraz kierownik komórki organizacyjnej, w której przeprowadzany jest audyt wewnętrzny, ma prawo wglądu do bieżących akt audytu wewnętrznego.
7. Teczka, w której gromadzi się dokumenty zadania audytowego jest zamykana po skompletowaniu wszystkich dokumentów oraz przekazaniu końcowego sprawozdania z przeprowadzania audytu.
8. Sprawdzenie wykonania zaleceń traktuje się jako odrębne działanie.
9. Dokument zamknięcia akt audytu sporządzony przez audytora wewnętrznego należy umieścić jako ostatni dokument w aktach.
10. Wzór dokumentu zamknięcia zadania audytowego określa załącznik nr 7 do regulaminu.




§ 29
1. Po zakończeniu każdego zadania audytowego, komórka poddana audytowi powinna otrzymać do wypełnienia kwestionariusz, którego celem jest zapewnienie wysokiej jakości audytu.
2. Wzór kwestionariusza ankiety poaudytowej określa załącznik nr 8do regulaminu.
§ 30
Audytor wewnętrzny może przeprowadzić czynności sprawdzające dokonując oceny, czy i w jakim stopniu kierownictwo audytowanej jednostki podjęło kroki zmierzające do usunięcia uchybień i poprawy jakości działania.
§ 31
1. Czynności sprawdzające przeprowadzane są przez audytora wewnętrznego w ramach czasowych określonych w rocznym planie audytu wewnętrznego. Audytor wewnętrzny stara się wykonywać swoje czynności w najkrótszym możliwym terminie, jednakże z uwzględnieniem konieczności zapewnienia odpowiedniej jakości i należytej staranności a także obowiązku zgromadzenia wszystkich istotnych i dostępnych informacji.
2. Ewentualne odstępstwa od terminarza lub konieczność przedłużenia trwania konkretnej czynności audytor wewnętrzny dokumentuje na bieżąco w notatce służbowej, która może być wykorzystana przy opracowaniu sprawozdania z wykonania planu audytu.


VI. Wykaz załączników.

Wzory stosowanych dokumentów.

Załącznik nr 1. Plan audytu wewnętrznego.
Załącznik nr 2. Upoważnienie do przeprowadzania audytu.
Załącznik nr 3. Wniosek o powołanie rzeczoznawcy.
Załącznik nr 4. Program zadania audytowego.
Załącznik nr 5. Protokół narady otwierającej.
Załącznik nr 6. Protokół narady zamykającej.
Załącznik nr 7. Dokument zamknięcia zadania audytowego.
Załącznik nr 8. Kwestionariusz ankiety poaudytowej.


Opracowała: Małgorzata Kuźniar
Audytor Wewnętrzny
Powiatu Żagańskiego.







Załącznik nr 1
Do regulaminu przeprowadzania audytu wewnętrznego w Powiecie Żagańskim



Nazwa jednostki




PLAN AUDYTU WEWNĘTRZNEGO NA ROK..........



1. Informacje o jednostce istotne dla przeprowadzania audytu wewnętrznego:

2. Analiza ryzyka

2.1 Charakterystyka obszaru poddawanego audytowi wewnętrznemu

2.2 Metody analizy ryzyka

2.3 Wyniki analizy ryzyka

2.4 Obszary ryzyka ustalone ze względu na stopień ich ważności


Lp.
Obszar ryzyka

Uwagi






3. Zadania audytowe do przeprowadzania w roku........

3.1. Zakres tematyczny i organizacja zadań audytowych


Lp.
Temat
zadania audytowego
Planowany termin przeprowadzania
AW
Niezbędne zasoby (liczba osobodni, inne)
Obszar ryzyka Ewentualna potrzeba powołania rzeczoznawcy (zakres pracy, planowany czas pracy)
Uwagi
1.

2.

3.


......



4. Planowane obszary, które powinny zostać objęte audytem wewnętrznym w kolejnych latach.


Lp.

Obszar audytu wewnętrznego

Planowany rok przeprowadzania
Obszar ryzyka
Uwagi
1.

2.


...


5. Organizacja pracy komórki audytu wewnętrznego



Lp.

Zadania
Zasoby
ludzkie
(liczba osobodni)


Zasoby rzeczowe

Uwagi
1. Przeprowadzanie zadań audytowych


2. Opracowanie technik przeprowadzania zadania audytowego
3. Przeprowadzanie czynności sprawdzających
4. Współpraca z innymi służbami kontrolnymi


5. Czynności organizacyjne w tym plan i sprawozdawczość
6. Szkolenia i rozwój zawodowy

7. Urlopy/ czas
Dostępny


8. Inne działania (w tym audyt wewnętrzny poza planem)


.................................. ..................................................
(Data) (podpis Audytora wewnętrznego)


.................................. ........................................................................
(Data) (podpis Przewodniczącego Zarządu Powiatu Żagańskiego )




Załącznik nr 2
Do regulaminu przeprowadzania audytu wewnętrznego w Powiecie Żagańskim
Nazwa jednostki
, dnia ..........................
...................................................................................
(numer upoważnienia)

Upoważnienie do przeprowadzania audytu wewnętrznego

Na podstawie art. 35g ust. 1 ustawy z dnia 26 listopada 1998r. o finansach publicznych
( tekst jednolity Dz.U. Nr 15, poz. 148, z 2003r. z późniejszymi zmianami)
upoważnia się Pana/Panią*) ............................................................................................
. (imię, nazwisko i stanowisko służbowe)
do przeprowadzania audytu wewnętrznego zgodnie z planem audytu wewnętrznego / poza planem audytu wewnętrznego*)
w......................................................................................................................................
(nazwa i adres jednostki –komórki , w której jest przeprowadzany audyt wewnętrzny)
Upoważnienie jest ważne za okazaniem dowodu osobistego / legitymacji służbowej *) nr ............................................... oraz poświadczenia bezpieczeństwa nr...................................., upoważniającego do dostępu do informacji niejawnych, oznaczonych klauzulą......................
Termin ważności upoważnienia upływa z dniem ...............................


......................................................
(podpis Przewodniczącego Zarządu Powiatu Żagańskiego )

Ważność upoważnienia przedłuża się do dnia ....................................

...................................................................
(podpis Przewodniczącego Zarządu Powiatu Żagańskiego )
*) Niepotrzebne skreślić
Załącznik nr 3
Do regulaminu przeprowadzania audytu wewnętrznego w Powiecie Żagańskim
Nazwa jednostki


dnia .................

Wniosek o powołanie rzeczoznawcy do udziału w zadaniu audytowym

Na podstawie art. 35g ust. 2 ustawy z dnia 26 listopada 1998r. o finansach publicznych
( tekst jednolity Dz.U. Nr 15, poz. 148, z 2003r. z późniejszymi zmianami)
powołuję rzeczoznawcę w dziedzinie
......................................................................................................................................................
w osobie ...........................................................................................................................
do udziału w dniu / dniach *) ......................................................................................................
w .................................................................................................................................................
( miejsce, przedmiot i zakres czynności audytowych, w których ma wziąć udział rzeczoznawca)
.......................................................................................................................................................
Rzeczoznawca dokonuje czynności audytowych samodzielnie / we współpracy z audytorami wewnętrznymi uczestniczącymi w zadaniu audytowym *)

..................................................................................
(podpis audytor wewnętrznego)

................................................................................
(podpis Przewodniczącego Zarządu Powiatu Żagańskiego )

*) Niepotrzebne skreślić



Załącznik nr 4
Do regulaminu przeprowadzania audytu wewnętrznego w Powiecie Żagańskim
PROGRAM ZADANIA AUDYTOWEGO


Numer zadania

Temat
zadania

Cel
zadania

Analiza
Ryzyka

Zakres
Zadania
Audytowego

Metodyka audytu:

Techniki

Sposób realizacji zadania
Dowody niezbędne do dokonania ustaleń

Problemy na które należy zwrócić uwagę
Założenia organizacyjne
Terminarz czynności
audytorskich

Opracował:


Załącznik nr 5
Do regulaminu przeprowadzania audytu wewnętrznego w Powiecie Żagańskim


Nazwa jednostki



PROTOKÓŁ NARADY OTWIERAJĄCEJ


Numer zadania

Nazwa zadania audytowego


Miejsce przeprowadzania
Zadania

Termin narady

Cel narady otwierającej



Osoby uczestniczące w naradzie:
Podpisy:
1.
2.
3.
4.








Załącznik nr 6
Do regulaminu przeprowadzania audytu wewnętrznego w Powiecie Żagańskim

Nazwa jednostki



PROTOKÓŁ NARADY ZAMYKAJĄCEJ


Numer zadania

Nazwa zadania audytowego

Termin narady
Cel narady
zamykającej

Ustalenia


Wnioski



Osoby uczestniczące w naradzie:
Podpisy:
1.
2.
3.
4.













Załącznik nr 7
Do regulaminu przeprowadzania audytu wewnętrznego w Powiecie Żagańskim
Nazwa jednostki

DOKUMENT ZAMKNIĘCIA ZADANIA AUDYTOWEGO



Numer zadania


Nazwa zadania audytowego


Zalecenia




Data


Podpis Audytora wewnętrznego








Załącznik nr 8
Do regulaminu przeprowadzania audytu wewnętrznego w Powiecie Żagańskim

KWEWSTIONARIUSZ ANKIETY POAUDYTOWEJ

Nr zadania:
Nazwa zadania audytowego:

Zadanie audytowe wykonano w dniach
przez Audytora wewnętrznego.................................................... nawa jednostki

Lp.

Pytanie
Tak lub Nie zaznaczyć znakiem X
Tak Nie Uwagi
1 Planowanie.
1.1 Czy powiadomiono Panią/Pana o zadaniu audytowym na tyle, aby personel mógł się odpowiednio przygotować i aby do minimum ograniczyć zakłócenia w Waszej pracy?
1.2 Czy zakres i cel zadania audytowego został jasno określony ?
1.3 Czy przed rozpoczęciem zadania Audytor wewnętrzny znał funkcjonowanie badanego procesu ?
2 Czynności audytowe.
2.1 Czy Audytor wewnętrzny zawsze wyjaśniał sens zadawanych pytań?
2.2 Czy czas poświęcony na rozmowy z Audytorem wewnętrznym został wykorzystany efektywnie?
2.3 Czy Audytor wewnętrzny okresowo informował o postępach audytu?
2.4 Czy uzgodnienia dotyczące ustaleń audytu zawarte w sprawozdania z audytu, dawały Pani/Panu możliwość ustosunkowania się do ich treści?
2.5 Czy Audytor wewnętrzny zwrócił wszystkie oryginały dokumentów po wykorzystaniu.
3 Narada zamykająca.
3.1 Czy datę spotkania uzgodniono odpowiednio wcześnie?.
3.2 Czy wyjaśniono cel spotkania?
3.3 Czy dostarczono Panu/Pani wersję roboczą sprawozdania z przeprowadzonego audytu z odpowiednim wyprzedzeniem?
3.4 Czy Audytor wewnętrzny był przygotowany i znał omawiane na spotkaniu obszary?
3.5 Czy zalecenia z audytu dyskutowano otwarcie i obiektywnie ?
4 Sprawozdanie z przeprowadzonego audytu.
4.1 Czy ostateczne sprawozdanie z przeprowadzania audytu właściwie odzwierciedla wyniki audytu?
4.2 Czy sprawozdanie z przeprowadzania audytu napisano rzetelnie i uwzględniono wszystkie istotne fakty?
5 Ogólnie.
5.1 Czy audyt był przydatną usługą?
5.2 Czy Audytor wewnętrzny był profesjonalny, uprzejmy i obiektywny?
5.3 Audyt był kompleksowy i wyważony?
5.4 Audytor wewnętrzny brał pod uwagę obawy i zastrzeżenia podnoszone przez kierownictwo?
6 Uwagi kierownictwa.
6.1
Czy coś, co dotyczyło audytu, szczególnie spodobało się Pani/Panu?

6.2 Czy coś, co dotyczyło audytu, nie spodobało się Pani/Panu?

6.3 Jak odczuwano spowodowane audytem zakłócenia w pracy, jak można by ograniczyć je w przyszłości?
6.4 Jak można by poprawić następny audyt ?



Poniżej proszę wpisać wszelkie inne uwagi. W przypadku odpowiedzi stwierdzających zaistnienie nieprawidłowości w przeprowadzanym zadaniu audytowym proszę krótko opisać przebieg nieprawidłowości jej ewentualne przyczyny i skutki oraz propozycje dotyczące możliwego usprawnienia.

Nazwisko i imię respondenta
/czytelnie/ .................................................