INSTRUKCJA KANCELARYJNA
                 POWIATOWEGO URZĘDU PRACY
                              W ŻAGANIU




Żagań sierpień 2003













SPIS TREŚCI

                                                                

Rozdział 1. Postanowienie wstępne i ogólne

1. Przedmiot i cel
2. Znaczenie pojęć użytych w instrukcji

Rozdział 2. System kancelaryjny

1. System kancelaryjny. Rzeczowy wykaz akt.
    Podział dokumentacji na kategorie archiwalne
2. Podział prac kancelaryjnych w SUP

Rozdział 3. Szczegółowe ustalenia dotyczące wykonywania
ważniejszych czynności kancelaryjnych

1. Przyjmowanie przesyłek
2. Otwieranie i sprawdzanie przesyłek
3. Rozdzielenie i przydzielenie pism
4. Rejestrowanie i znakowanie spraw
5. Załatwianie spraw
6. Terminy załatwiania spraw i ponaglenia
7. Podpisywanie pism
8. Wysyłanie pism
9. Zakładanie teczek aktowych. Przechowywanie akt
10. Przekazywanie akt do archiwum zakładowego
11. Postępowanie z aktami poufnymi

Rozdział 4. Postanowienia końcowe
1. Postępowanie z dokumentacją w przypadku reorganizacji
    lub likwidacji komórki organizacyjnej
2. Kontrola prac kancelaryjnych






Rozdział 1

POSTANOWIENIA WSTĘPNE I OGÓLNE


1. Przedmiot i cel

1.1. Instrukcja kancelaryjna, zwana dalej "Instrukcją", ustala zasady postępowania w zakresie: obiegu pism i innych dokumentów, ich powstawania, przesyłania, ewidencjonowania, przechowywania w komórkach organizacyjnych oraz przekazywania do składnicy akt w urzędzie pracy.

1.2. Ustalone w instrukcji zasady postępowania dążą do zapewnienia jednolitego sposobu tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania oraz ochrony przed utratą, uszkodzeniem bądź zniszczeniem akt w urzędzie pracy.
1.3. Postępowanie z aktami zawierającymi tajemnicę państwową regulują odrębne przepisy.

2. Znaczenie pojęć użytych w instrukcji
1) akta sprawy - cała dokumentacja dotycząca danej sprawy (obejmująca: dokumenty, pisma, notatki, formularze, plany, rysunki, fotokopie, kserokopie itp.), zawierająca dane i informacje niezbędne (które były, są i mogą być istotne) przy jej rozpatrywaniu,
2) aprobata - wyrażenie zgody na treść i sposób załatwienia sprawy,
3) dekretacja - skierowanie sprawy do referenta sprawy w celu jej realizacji,
4) dokument - akt mający znaczenie dowodu, ustanawiający uprawnienia lub stwierdzający prawdziwość określonych w nim zdarzeń bądź danych,
5) dokumentacja niearchiwalna - część dokumentacji nie stanowiąca materiałów archiwalnych (kat. “B”),
6) dyrektor - dyrektor powiatowego urzędu pracy lub jego zastępcy.
7) starosta - starosta powiatu
8) komórka organizacyjna - dział, referat, samodzielne stanowisko pracy,
9) kontrolka wpływu, kontrolka wysyłanej korespondencji - pomoce kancelaryjne (księgi kancelaryjne, dzienniki korespondencyjne, książki ewidencyjne), służące do ewidencjonowania wpływów i wysyłanej korespondencji w celu kontroli ich obiegu,
10) korespondencja - każde pismo wpływające do Urzędu lub wysyłane przez Urząd,
11) parafa - skrócony podpis osoby wyrażającej zgodę na treść i sposób załatwienia sprawy,
12) pomocnicze urządzenie ewidencyjne - np. terminarz,
13) przesyłka - każdy oddzielnie zapieczętowany list, paczka,
14) punkt zatrzymania - każde stanowisko pracy, przez które przechodzą akta sprawy w trakcie wykonywania czynności związanych z jej załatwieniem,
15) referent sprawy - pracownik opracowujący (załatwiający) merytorycznie sprawę,
16) registratura - miejsce rejestracji spraw i przechowywania akt w komórkach organizacyjnych do czasu przekazania tych akt do składnicy akt lub na makulaturę,
17) sekretariat: urzędu pracy, stanowisko pracy, do którego należy obsługa kancelaryjna kierownictwa urzędu pracy i wymienionych komórek organizacyjnych,
18) spis spraw - formularz służący do rejestrowania spraw nadsyłanych do komórki organizacyjnej lub w niej powstałych,
19) sprawa - zdarzenie lub stan rzeczy wymagające podjęcia i wykonania czynności urzędowych, wyrażających się między innymi w tworzeniu akt,
20) teczka aktowa (spraw) - teczka, skoroszyt, segregator itp. pomoce służące do przechowywania akt w komórce organizacyjnej i dotyczące jednorodnych lub rzeczowo pokrewnych akt, zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt,
21) termin - okres czasu lub konkretna data, wynikająca z obowiązujących przepisów lub ustaleń jednostek nadrzędnych i przełożonych, wyznaczająca czas załatwienia sprawy,
22) terminarz - urządzenie kancelaryjne do przechowywania akt spraw terminowych (np. dekadowy, tygodniowy, dzienny) lub zapis komputerowy spraw terminowych w systemie kalendarzowym,
23) urząd pracy - Powiatowy Urząd Pracy w Żaganiu
24) wykaz akt - rzeczowy wykaz akt, stanowiący tematyczną klasyfikację dokumentacji urzędów pracy wraz z kwalifikacją archiwalną,
25) załącznik - każdy akt dołączony do pisma podstawowego, (akt składający się z kilku lub więcej luźnych arkuszy, które pod względem treści tworzą całość, należy uważać za jeden załącznik, akta zszyte, sklejone lub trwale złączone, broszury, książki i inne przedmioty należy traktować jako pojedyncze załączniki),
26) znak akt - zespół symboli określających przynależność sprawy do określonej komórki organizacyjnej i do określonej grupy rzeczowej z wykazu akt,
27) znak sprawy - stała cecha rozpoznawcza sprawy i wszystkich pism tej sprawy dotyczących.



Rozdział 2

SYSTEM KANCELARYJNY


1. System kancelaryjny. Rzeczowy wykaz akt. Podział dokumentacji na kategorie archiwalne

1.1. W Urzędzie Pracy obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny oparty na tematycznym podziale spraw.
Tematyczną klasyfikacją dokumentacji powstającej w toku działalności urzędu pracy, zawierającą kwalifikację archiwalną (ocenę wartości archiwalnej) - jest wykaz akt.

1.2. W bezdziennikowym systemie kancelaryjnym dokonuje się wyłącznie rejestracji spraw (nie rejestruje się każdorazowo pism dotyczących tych spraw). Sprawę rejestruje się tylko raz (na podstawie pisma wszczynającego tę sprawę) w spisach spraw prowadzonych dla każdej teczki tematycznej zgodnie z wykazem akt. System ten nie wyklucza stosowania innych pomocy ewidencyjnych do kontroli obiegu akt (pism).

1.3 Wykaz akt opiera się na systemie klasyfikacji dziesiętnej. Całość akt wytwarzana w urzędzie pracy została podzielona na klasy I-go rzędu, oznaczone symbolem jednocyfrowym (od 0 do 7). W ramach każdej z tych klas wprowadzono klasy II-go rzędu, oznaczone symbolami dwucyfrowymi, powstałymi przez dodanie do symbolu klasy I rzędu jednej z cyfr od 0 do 9. Według tej zasady wyodrębniono klasy III-go i IV-go rzędu. Końcowe tytuły klas będą tytułami teczek jednorodnych lub pokrewnych tematycznie spraw.

1.4. Budowa wykazu akt jest niezależna od struktury organizacyjnej urzędu pracy. W skutek tego akta tematycznie jednorodne pochodzące z różnych komórek organizacyjnych będą posiadały to samo hasło klasyfikacyjne i symbol klasyfikacji. Wyróżniać je będą tylko symbole nazw komórek organizacyjnych.

1.5. Każda komórka organizacyjna urzędu pracy powinna sporządzić do własnego użytku wyciąg z wykazu akt, zawierający odpowiednie pozycje wykazu (uzupełnione o odpowiednie rodzaje dokumentacji spraw przez siebie załatwianych), symbole i hasła klasyfikacyjne oraz kwalifikację archiwalną akt.

1.6. Kierownicy poszczególnych komórek organizacyjnych urzędu pracy mogą rozbudować końcowe klasy w wykazie akt w klasy bardziej szczegółowe, nie zmieniając oznaczenia kategorii archiwalnej i okresu przechowywania ustalonych w rozbudowanej klasie wykazu akt.
1.7. Zmiany w wykazie akt polegające na przekształceniu klas pierwszego, drugiego i trzeciego rzędu lub wprowadzenie nowych symboli w tych klasach mogą być dokonane (wprowadzone) po aprobacie Starosty i uzgodnieniu tych zmian z Archiwum Państwowym.

1.8 Urząd pracy powinien sporządzić i aktualizować (zgodnie z obowiązującą strukturą organizacyjną) wykaz (indeks) symboli nazw komórek organizacyjnych i inicjałów pracowników merytorycznych i funkcjonalnych. Symbole nazw komórek organizacyjnych i inicjały pracowników nie mogą się powtarzać.

1.9. Dokumentacja niearchiwalna są to akta posiadające jedynie czasową wartość praktyczną. Do oznaczenia dokumentacji niearchiwalnej używa się symbolu “B” w szczególności zaś:

a) obok symbolu “B” są umieszczane cyfry arabskie, które oznaczają lata przechowywania dokumentacji niearchiwalnej. Okres jej przechowywania liczy się w pełnych latach kalendarzowych, poczynając od 1 stycznia roku następnego po załatwieniu sprawy (np. akta spraw załatwionych w 1995 r. oznaczone symbolem B5 powinny być przechowywane do 31 grudnia 2000 roku). Dokumentacja ta wraz z upływem właściwego jej okresu przechowywania - może zostać przekazana na makulaturę po uprzednim uzyskaniu zezwolenia właściwego archiwum państwowego,

b) symbolem “Bc” oznacza się akta manipulacyjne, które mają wyłącznie krótkotrwałą wartość praktyczną. Akta te po pełnym wykorzystaniu do prac bieżących mogą zostać przekazane na makulaturę bezpośrednio z komórek organizacyjnych, pod kontrolą pracownika prowadzącego archiwum zakładowe (składnicę akt).

1.10. Rzeczowy wykaz akt określa w sposób zróżnicowany wartość archiwalną akt zależnie od tego, czy zostały one wytworzone w komórce merytorycznej czy też w innych komórkach.
Przez komórkę merytoryczną należy rozumieć komórkę organizacyjną, do zadań której należy ostateczne pod względem merytorycznym załatwienie danej sprawy i która w tym zakresie gromadzi całość podstawowych akt.
Przez komórkę inną niż merytoryczna należy rozumieć tę komórkę organizacyjną, w której występują akta dotyczące tej samej klasy zagadnień co w komórce merytorycznej, ale stanowią jedynie dokumentację pomocniczą lub powtarzalną.

2. Podział prac kancelaryjnych w Urzędzie

2.1. Prace kancelaryjne w urzędzie pracy wykonują:
- sekretariat,
- referenci spraw.

2.2. Do zakresu działania sekretariatu- należy:
- przyjmowanie wpływów (korespondencji), segregowanie, umieszczanie pieczątki wpływu na przesyłkach, ewidencjonowanie wpływów w kontrolkach wpływów,
- przedstawianie przyjętej korespondencji dyrektorowi
- rozdzielanie korespondencji między poszczególne komórki organizacyjne lub pracownikom (referentom spraw),
- przyjmowanie od referentów spraw pism i przedkładanie do podpisu dyrektorowi
- ewidencjonowanie przesyłek w kontrolkach wysyłanej korespondencji,
- ekspedycja wysyłanej korespondencji,
- łączenie rozmów telefonicznych,
- nadawanie i przyjmowanie faksów,
- przyjmowanie i nadawanie telegramów (przekazywanie na pocztę) oraz prowadzenie ich ewidencji,
- prowadzenie kontroli terminów załatwiania niektórych spraw,
- sporządzanie czystopisów pism w ograniczonym zakresie,
- udzielanie informacji interesantom a w razie potrzeby kierowanie właściwego działu


2.3. Pracownicy odpowiedzialni za merytoryczne załatwienie sprawy wykonują następujące prace kancelaryjne:

a) rejestrowanie spraw w spisach spraw,
b) nadawanie znaku sprawy,
c) przygotowanie projektów pism i przekazywanie przełożonym w celu aprobaty oraz przedkładanie czystopisów do podpisu,
d) zakładanie teczek aktowych, przechowywanie dokumentacji, przekazywanie akt spraw załatwionych do składnicy akt.


Rozdział 3

SZCZEGÓŁOWE USTALENIA DOTYCZĄCE WYKONYWANIA
WAŻNIEJSZYCH CZYNNOŚCI KANCELARYJNYCH


1. Przyjmowanie przesyłek

1.1. Przesyłki z zewnątrz przyjmuje sekretariat. Dotyczy to również przesyłek poufnych wpływających bez znaków określających ich charakter.

1.2. Sekretariat może przyjmować przesyłki doręczone bezpośrednio przez interesantów.

1.3. Przy odbiorze telegramów, telefonogramów, oraz pism terminowych i pilnych istnieje obowiązek zanotowania daty i godziny ich odbioru oraz natychmiastowe powiadomienie Dyrektora.

1.4. Przekazy pieniężne i przesyłki wartościowe mogą być przyjmowane jedynie przez referenta Działu Finansowo- Księgowego .

1.5. Paczki wydziela się z przesyłki po uprzednim sprawdzeniu stanu opakowania i dokonaniu ewentualnej adnotacji na opakowaniu o jego uszkodzeniu, a następnie przekazuje się oddzielnie właściwym adresatom za pokwitowaniem w rejestrze kancelaryjnym.
To samo dotyczy zawiadomień pocztowych o nadejściu przekazów gotówkowych, telegramów itp., o których należy niezwłocznie powiadomić adresata.

1.6. Przesyłki adresowane do innej instytucji zwraca się bezzwłocznie do urzędu pocztowego.


2. Otwieranie i sprawdzanie przesyłek

2.1. Sekretariat otwiera wszystkie przesyłki przeznaczone dla Urzędu z wyłączeniem przesyłek:
- poufnych - jeżeli po otwarciu koperty nie oznaczonej na zewnątrz klauzulą "poufne" znajduje się pismo poufne, należy niezwłocznie powiadomić adresata i przekazać mu dane pismo za pokwitowaniem w księdze kancelaryjnej - bez otwierania koperty wewnętrznej,
- pieniężnych i wartościowych - ujawnione w przesyłkach nie oznaczonych jako wartościowe,
- ofert przetargowych,
- adresowanych imiennie do Dyrektora lub poszczególnych pracowników,

2.2. Po otwarciu koperty i wyjęciu zawartości przesyłki Kancelaria Ogólna sprawdza, czy:
- nie zawiera ona pisma mylnie skierowanego,
- do pisma dołączona jest podana w nim liczba załączników,
- w kopertach zbiorczych znajdują się wszystkie pisma, których znaki umieszczone zostały na kopercie.

2.3. Pisma mylnie nadesłane należy przesłać natychmiast pod właściwym adresem, zawiadamiając o tym nadawcę.

2.4. Brak załączników należy odnotować na piśmie przewodnim.
Jeżeli przesyłka zawiera tylko załączniki bez pisma przewodniego, wówczas należy sporządzić odpowiednią adnotację na kopercie "Reklamacja".

2.5. Jeżeli w przesyłce zbiorczej brak jest pisma, którego znak podano na kopercie lub opakowaniu, sekretariat zobowiązany jest bezzwłocznie zawiadomić o tym nadawcę.

2.6. Otrzymane przy pismach przedmioty wartościowe i waluty sekretariat przekazuje niezwłocznie do Działu Finansowo-Księgowego, czyniąc o tym adnotację na piśmie. Dotyczy to również pieniędzy i znaczków pocztowych.

2.7. Koperty należy dołączyć tylko do przesyłek (pism):
- których doręczenie wywołuje skutki prawne, oznaczone terminem,
- poufnych, wartościowych, poleconych i za dowodem doręczenia,
- stanowiących skargę, wniosek, list obywatela, pismo anonimowe,
- w których brak jest nazwy (nazwiska) i adresu nadawcy lub daty pisma,
- w razie niezgodności zapisów na kopertach z ich zawartością oraz, gdy koperta zawiera załączniki bez pisma przewodniego,
- przy których przesłano pieniądze lub przedmioty wartościowe.
Pozostałe koperty przekazuje się na makulaturę.

2.8. Sekretariat umieszcza pieczątkę wpływu (z wmontowanym w nią datownikiem) na pierwszej stronie pisma przy adresacie.
Pieczątkę wpływu odciska się również na kopertach nie otwieranych, a nie noszących znamion korespondencji prywatnej.

2.9. Zaopatrzone w odciski pieczątki wpływu pisma Sekretariat, ewidencjonuje w kontrolce wpływów (księdze kancelaryjnej) oddzielnie dla każdej komórki organizacyjnej, a następnie przekazuje za pokwitowaniem.

2.10. Nie wymagają ewidencjonowania:
- druki, czasopisma, książki, dzienniki urzędowe itp.,
- biuletyny i komunikaty nie wymagające załatwienia,
- pisma mylnie skierowane.

2.11.Zasady ustalone w niniejszym ustępie instrukcji mają także zastosowanie w odniesieniu do przesyłek odbieranych przez sekretariat bezpośrednio od interesantów.


3. Rozdzielenie i przydzielenie pism

3.1. Sekretariat przekazuje otrzymaną korespondencję niezwłocznie dyrektorowi do wglądu i dekretacji.
Dekretacja pism powinna zawierać datę jej dokonania.

3.2. Do przekazywania dyspozycji stosuje się następujące typowe skróty:
„p.m.” - „proszę mówić”, oznacza, że otrzymujący wpływ powinien w tej sprawie mówić z wydającym dyspozycję przed przystąpieniem do załatwienia sprawy,
„p.r.” - „proszę referować” - oznacza, że otrzymujący wpływ po przygotowaniu projektu załatwienia powinien omówić go z wydającym dyspozycję,
„m.a.” – „moja aprobata”- oznacza, że wydający dyspozycję zachowuje dla siebie ostateczną aprobatę załatwienia,
„m.p.” – „mój podpis” – oznacza, że wydający dyspozycję zastrzega sobie prawo podpisania czystopisu załatwienia,
„a.a.” – „ad acta”- oznacza, że pismo należy dołączyć do akt sprawy.
Otrzymaną od dyrektora korespondencję, sekretariat przekazują - zgodnie z dekretacją - do odpowiednich komórek organizacyjnych i referentom spraw.

4. Rejestrowanie i znakowanie spraw

4.1. Zarejestrowanie sprawy polega na wpisaniu jej do spisu spraw (zobacz załącznik nr 1 do instrukcji; formularz Pu Kn-4).
Sprawę (ale nie pismo) rejestruje się tylko jeden raz na podstawie pierwszego pisma w danej sprawie, otrzymanego z zewnątrz lub sporządzonego przez daną komórkę organizacyjną. W Urzędzie każde nowe pismo dotyczące sprawy już zarejestrowanej otrzymuje ten sam znak sprawy.

4.2. Spisy spraw prowadzi się oddzielnie dla każdej teczki aktowej założonej według klas wykazu akt.

4.3. Registraturę dokumentacji prowadzą pracownicy opracowujący sprawę merytorycznie.

4.4. W komórkach organizacyjnych mogą być prowadzone dodatkowe pomoce ewidencyjne (księgi ewidencyjne, kartoteki, skorowidze).

4.5. Sprawy wymagające specjalnej formy ewidencji nie podlegają rejestracji w spisie spraw, lecz są ewidencjonowane w sposób ustalony dla tych spraw.

4.6. Nie są rejestrowane sprawy dotyczące :

1) publikacji (dzienników urzędowych, czasopism, książek, katalogów) oraz innych druków nie wymagających merytorycznego załatwienia,
2) życzeń, zaproszeń, zawiadomień i pism o podobnym charakterze.

4.7. Cechą rozpoznawczą sprawy jest jej znak. Składa się on z pięciu części:

1) symbolu rozpoznawczego komórki organizacyjnej, w postaci symbolu nazwy komórki organizacyjnej (zgodnej z obowiązującym regulaminem organizacyjnym Urzędu),
2) symbolu klasyfikacji (oznaczenie liczbowe) dla określonego hasła klasyfikacyjnego według wykazu akt,
3) kolejnego numeru, pod którym sprawa została zarejestrowana w spisie spraw,
4) inicjałów pracownika (imienia i nazwiska) - referenta sprawy
5) dwóch ostatnich cyfr roku, w którym sprawa została wpisana do spisu spraw.

4.8. Trzy pierwsze części znaku sprawy powinny być od siebie oddzielone kreskami poziomymi, pozostałe części - powinny być oddzielone kreską ukośną.
Przykład znaku sprawy: DO - 0060-1/JK/97
Poszczególne części znaku sprawy oznaczają:
DO - Biuro Kadr i Szkolenia,
0060 - konferencje, sympozja, seminaria organizowane przez Urząd (Biuro Kadr
i Szkolenia),
1 - sprawa wpisana jako pierwsza w spisie spraw (pierwsze seminarium na temat Kodeksu Pracy, organizowane w 1997 r.),
JK - Jan Kowalski (referent sprawy),
97 - rok 1997.

4.9. Znak sprawy należy wpisać powyżej treści pisma z lewej strony. Dopuszczalne jest umieszczenie w znaku sprawy dodatkowego składnika (numeru ewidencyjnego kontrolki wpływu lub kontrolki wysłania korespondencji).

4.10. Akta spraw niezakończonych w ciągu roku załatwia się w roku następnym, nie zmieniając dotychczasowego ich znaku i nie wpisując do nowego spisu spraw. Zmiana znaku sprawy z równoczesnym wpisaniem do nowego spisu spraw następuje dopiero wtedy, gdy wpłynie nowe pismo (zewnętrzne lub wewnętrzne) dotyczące sprawy wszczętej w poprzednim roku.
5. Załatwianie spraw

5.1. Przy załatwianiu spraw należy stosować najprostsze i najbardziej celowe metody.

5.2. Załatwienie sprawy może być ustne lub pisemne. Należy szeroko stosować formę ustnego załatwiania spraw. Fakt takiego załatwienia sprawy należy odnotować na piśmie lub w szczególnych przypadkach sporządzić notatkę o sposobie i dacie załatwienia sprawy.

5.3. W korespondencji wewnętrznej należy w szerokim zakresie posługiwać się Pocztą Elektroniczną.

5.4. Przy pisemnym załatwianiu spraw obowiązują następujące zasady:

1) każdą sprawę załatwia się odrębnym pismem,
2) każde pismo oznacza się znakiem sprawy,
3) w odpowiedziach podaje się datę i znak sprawy, której odpowiedź dotyczy,
4) adres pisze się w pierwszym przypadku,
5) wskazówki dotyczące sposobu wysłania pisma ( polecony, ekspres) umieszcza się nad adresem,
6) pod tekstem, po lewej stronie podaje się liczbę załączników oraz adresatów otrzymujących pismo do wiadomości.

5.5. Projekt pism (opracowań) podlegają zatwierdzeniu przez zwierzchnika - przed sporządzeniem maszynopisu, gdy ich przygotowanie nie odbywa się bezpośrednio na komputerze.
Kompetencje w zakresie aprobaty projektów pism ustala kierownik komórki organizacyjnej.
Pisma, które mają być powielone w większej liczbie wymagają aprobaty kierownika komórki organizacyjnej lub upoważnionej osoby.

5.6. W odniesieniu do pism rozsyłanych do większej liczby odbiorców należy stosować rozdzielnik hasłowy, opracowany w urzędzie pracy.
Przy załatwianiu spraw telefonogramem obowiązuje zanotowanie nazwiska i stanowiska służbowego nadającego i przyjmującego telefonogram oraz czas nadania.

6. Terminy załatwiania spraw i ponaglenia

6.1. Terminy załatwiania spraw wynikają z obowiązujących przepisów lub ustaleń jednostek nadrzędnych albo z poleceń zwierzchników.

6.2. Do kontroli załatwiania spraw szczególnie ważnych lub terminowych sekretariat prowadzi podręczny terminarz. O wpisaniu do terminarza decyduje dyrektor lub kierownik komórki organizacyjnej oznaczając sprawę literą “T”.

6.3. Sprawy wymagające terminowego załatwienia przez poszczególnych referentów spraw, nadesłane przez inne jednostki lub komórki organizacyjne, odpowiedzi lub wyjaśnienia do załatwianych w komórce spraw jak również sprawy wymagające wznowienia w określonym terminie - należy ewidencjonować w komórkach organizacyjnych w odpowiednich terminarzach.

6.4. Formy terminarzy powinny być dostosowane do indywidualnych potrzeb poszczególnych komórek organizacyjnych. W zależności od liczby spraw z określonym terminem załatwienia, terminarz może posiadać 31 odpowiednich przegródek (odpowiadających liczbie dni miesiąca), jak również odpowiednią liczbę przegródek na poszczególne miesiące roku.
W odpowiednich przegródkach odkłada się akta spraw albo wpisuje się znaki akt spraw, dla których wyznaczone zostały terminy załatwienia.

6.5. Dopilnowanie realizacji wyznaczonych terminów załatwienia spraw należy do obowiązków referentów spraw.


6.6. W przypadkach niezałatwienia sprawy w wyznaczonym terminie, obowiązkiem oczekującej na załatwienie jednostki lub komórki organizacyjnej (referenta sprawy) jest przeprowadzenie odpowiedniej interwencji w jednostce lub komórce organizacyjnej, która nie załatwiła, przedmiotowej sprawy w wyznaczonym terminie.

7. Podpisywanie pism

7.1. Uprawnienia do podpisywania pism uregulowane są w regulaminach organizacyjnych urzędów pracy.

7.2. Podpis na czystopisach umieszcza się w obrębie napisu określającego imię, nazwisko i stanowisko służbowe względnie w obrębie odpowiedniej pieczątki.

7.3. Referent sprawy oraz osoba aprobująca treść pisma umieszczają swoje podpisy na kopii pisma z lewej strony pod tekstem.
Pismo przed podpisaniem powinno być oznaczone znakiem sprawy oraz datą.

8. Wysyłanie pism

8.1. Pisma (faksy) przeznaczone do wysłania przygotowuje sekretariat urzędu pracy, który sprawdza, czy pismo jest podpisane, opatrzone znakiem akt sprawy, oznaczone datą oraz czy dołączone są odpowiednie załączniki.
Pismo nie odpowiadające powyższym wymogom - sekretariat zwraca do uzupełnienia referentowi sprawy.

8.2. Do obowiązków sekretariatów należy ponadto:

1) stwierdzenie na kopii pisma faktu jego przekazania do wysyłki na zewnątrz,
2) kopertowanie, adresowanie i kodowanie korespondencji (wpisanie po lewej stronie na kopercie znaku sprawy),
3) przekazanie korespondencji do wysłania,
4) zwrot referentowi sprawy kopii wysłanych pism z ewentualnymi aktami sprawy (w zależności od ustalonego sposobu przechowywania akt w danej komórce organizacyjnej).

8.3. Sekretariat:

1) segreguje pisma przekazane do wysyłki,
2) umieszcza na kopertach odcisk pieczątki "opłata pocztowa zryczałtowana" bądź frankuje przesyłki,
3) zapisuje:
- listy polecone - w książce pocztowej,
- listy zwykłe - w kartach doręczeń zwykłych przesyłek pocztowych (sumarycznie),
- listy miejscowe - w książce doręczeń przesyłek miejscowych,
4) przekazuje przesyłki i korespondencję na pocztę.

8.4. Korespondencję wysyła się listami zwykłymi, poleconymi, ekspresowymi, za zwrotnym poświadczeniem odbioru.
Brak dyspozycji na kopercie oznacza, że przesyłkę należy wysłać listem zwykłym.

8.5. Telegramy (faksy) i korespondencję pilną wysyła się natychmiast po jej otrzymaniu.

8.6. Pozostałe przesyłki miejscowe oraz zamiejscowe dostarczone do sekretariatu najpóźniej do godz. 14.00 wysyła się w danym dniu za pośrednictwem urzędu pocztowego, a po godz.14,00 wysyła się dnia następnego.

9. Zakładanie teczek aktowych. Przechowywanie akt

9.1. Teczki aktowe zakłada się w miarę powstawania dokumentacji zgodnie z wykazem akt. Na każdy rok kalendarzowy zakłada się nowe teczki aktowe, a wraz z nimi - nowe spisy spraw. W sytuacji znikomej ilości dokumentacji wytworzonej w ciągu roku można prowadzić teczki ze spisami spraw przez kilka lat.

9.2. Końcowej klasie wykazu akt powinna odpowiadać teczka aktowa zawierająca dokumentację o tym samym haśle klasyfikacyjnym oraz kategorii archiwalnej; wobec dużej ilości dokumentacji teczka może zostać podzielona na tomy. Niedopuszczalne jest łączenie w jednej teczce dokumentacji o różnej wartości archiwalnej.

9.3. Każda teczka aktowa powinna zawierać na stronie tytułowej następujące dane (zobacz wzór opisu teczki aktowej - załącznik nr 2 do instrukcji):

1) na środku u góry - pełną nazwę jednostki organizacyjnej i komórki organizacyjnej, w której powstały akta,
2) w lewym górnym rogu - znak akt złożony z symbolu nazwy komórki organizacyjnej i symbolu hasła według wykazu akt,
3) w prawym górnym rogu - kategorię archiwalną akt (kat. “A”), a w przypadku dokumentacji niearchiwalnej akt (kat. ”B”) również okres ich przechowywania,
4) na środku - tytuł akt, tj. pełne hasło z wykazu akt uzupełnione o rodzaj akt zawartych w teczce,
5) pod tytułem - rok kalendarzowy założenia teczki.

9.4. Jeżeli dokumentację gromadzi się i przechowuje w segregatorach, to wymienione w punkcie 10.3. oznaczenia powinny być umieszczone na grzbietach segregatorów.

9.5. W teczkach, dokumentacja spraw układana jest w kolejności spisu spraw a w ramach sprawy chronologicznie.

9.6. W przypadku potrzeby wyjęcia dokumentacji z teczki, należy w jej miejsce włożyć kartkę z adnotacją podającą datę i nazwisko pracownika, u którego znajduje się dokumentacja oraz termin jej zwrotu.

9.7. Sprawy (pisma, przesyłki) w toku załatwienia oraz przydzielone do załatwienia przechowują w oddzielnych teczkach - referenci spraw.

9.8. Akta spraw ostatecznie załatwionych, niepotrzebnych, przechowuje się w komórkach organizacyjnych lub u referentów spraw przez okres najwyżej dwóch lat, po upływie których przekazuje się akta spraw do składnicy akt.

10. Przekazywanie akt do składnicy akt.

10.1. Po upływie dwuletniego okresu przechowywania akt, w pierwszym kwartale każdego roku komórki organizacyjne przekazują akta spraw zakończonych, niepotrzebnych do składnicy akt.

10.2. Dokumentację przekazuje się na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych (zobacz Załącznik nr 3 do instrukcji; formularz Pu A-30)
Spisy zadawczo-odbiorcze sporządza się dla dokumentacji niearchiwalnej (akt kategorii “B”) w dwóch egzemplarzach. Jeden egzemplarz pozostaje w komórce organizacyjnej przekazującej dokumentację. Jeden egzemplarze spisów zdawczo-odbiorczych kategorii “B” przeznaczone są dla składnicy akt.
Spisy podpisują: kierownik komórki organizacyjnej, pracownik przekazujący dokumentację oraz pracownik składnicy.

10.3.Dokumentację przekazuje się do archiwum kompletnymi rocznikami. Jeżeli część dokumentacji jest nadal potrzebna do prac bieżących pozostawia się ją w komórce organizacyjnej na zasadzie wypożyczenia z archiwum na podstawie karty udostępniania i po dokonaniu formalnego jej przekazania (tj. umieszczenia w spisie zdawczo-odbiorczym).
10.4. Dokumentacja przekazywana do archiwum powinna być uporządkowana przez komórkę organizacyjną, w której powstała, co oznacza:

1) ułożenie dokumentacji wewnątrz teczek zgodnie z rozdz. 3, pkt 9.5,
2) opisanie teczek zgodnie z rozdz. 3, pkt 9.3,
3) ułożenie teczek wg kolejności klas rzeczowego wykazu akt,
4) wyłączenie z teczek dalszych egzemplarzy dokumentacji i części metalowych,

10.5. Do przechowywanej dokumentacji należy dołączyć związane z nią pomoce ewidencyjne: rejestry, kartoteki, skorowidze, itp.

11. Postępowanie z aktami poufnymi

W postępowaniu z aktami poufnymi stosuje się tryb ustalony w odniesieniu do akt jawnych - z następującymi uzupełnieniami:

1) pisma poufne podlegają odrębnej rejestracji w sekretariacie,
2) obieg akt poufnych w toku ich załatwiania odbywa się w kopertach lub odpowiednich teczkach, zabezpieczających akta poufne przed wglądem osób niepowołanych,
3) akta poufne przechowuje się w taki sposób, żeby były zabezpieczone przed wglądem osób niepowołanych,
4) pisma poufne wysyła się przesyłką poleconą w podwójnych kopertach, przy czym wewnętrzną kopertę zaopatruje się w adres i oznacza symbolem "poufne". Kopertę zewnętrzną oznacza się tak jak pisma jawne,
5) pisma poufne należy numerować i przesyłać wg rozdzielnika wskazującego, który egzemplarz otrzymuje dany adresat,
6) we wszystkich zapisach ewidencyjnych (spisy spraw, rejestry itp.) - przy poszczególnych pozycjach - wpisuje się znak "pf" przed numerem pisma.

 

Rozdział 4

POSTANOWIENIA KOŃCOWE


1. Postępowanie z dokumentacją w przypadku reorganizacji lub likwidacji komórki organizacyjnej

1.1. W przypadku reorganizacji lub likwidacji komórki organizacyjnej dokumentację spraw zakończonych, uporządkowaną zgodnie z postanowieniami instrukcji, należy przekazać do składnicy akt.

1.2. Dokumentację spraw nie zakończonych należy przekazać na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych komórce organizacyjnej, która przejęła zadania zreorganizowanej lub zlikwidowanej komórki. Kopię spisu należy przekazać do składnicy akt.

2. Kontrola prac kancelaryjnych

2.1. Kierownicy komórek organizacyjnych sprawują systematyczną kontrolę czynności wykonawczych przez podległych pracowników.

2.2. Kontrola polega na sprawdzaniu terminowości załatwiania spraw, prawidłowości obiegu dokumentacji i terminowości przekazywania jej do składnicy akt.

2.3. Ogólny nadzór nad stosowaniem postanowień instrukcji w Powiatowym Urzędzie Pracy sprawuje Dział Organizacji i Nadzoru.

KRAJOWY URZĄD PRACY

Biuro Kadr i Szkolenia
(pełna nazwa jednostki organizacyjnej i komórki organizacyjnej)


 DO-0060                                 kat. “A”
(znak akt)                       (kat. archiwalna akt)


Konferencje, sympozja, seminaria organizowane przez urzędy pracy.
Seminarium na temat Kodeksu Pracy;
protokoły, referaty, listy uczestników.
(pełne hasło z wykazu akt uzupełnione o rodzaj akt zawartych w teczce)

                      1997
(rok kalendarzowy założenia teczki)